Na zlecenie krakowskiego Convention Bureau powstał raport na temat branży spotkań w stolicy Małopolski 2020 roku. To już 12 edycja publikacji. Miniony rok w krakowskiej gospodarce i innych wymiarach społeczno-kulturowych miasta zupełnie odbiegał od trendów zaobserwowanych w poprzednich latach, czego konsekwencją był znaczący spadek wydarzeń i liczby uczestników.
Jak oceniają autorzy publikacji, branża spotkań w 2020 roku odczuła radykalne ograniczenie aktywności spowodowane przez pandemię COVID-19. W rezultacie wprowadzonych obostrzeń w organizacji wydarzeń należało przyjąć pewne zmiany w gromadzeniu danych, aby wychwycić nowy trend na krakowskim rynku branży spotkań. Rozbudowany został formularz do gromadzenia ankiet, w którym oprócz odnotowywanych wydarzeń zorganizowanych stacjonarnie, dodatkowo pojawiły się spotkania w formule całkowicie wirtualnej (bez oddziaływania ekonomicznego dla Krakowa) oraz hybrydowej (o pewnym już oddziaływaniu).
W ub. roku w Krakowie odbyło się zaledwie 1919 spotkań biznesowych, czyli o 77,2 proc. mniej niż w 2019 i o 76,5 proc. mniej niż w 2018 roku. Autorzy podkreślają, że pandemia spowodowała powrót krakowskiej branży spotkań do poziomu z 2012 roku, kiedy to odnotowano 1855 spotkań i przede wszystkim wpłynęła na ich formułę – połowa spotkań miała charakter wirtualny, 42 proc. stacjonarny (odbyły się w trzech pierwszych miesiącach roku), a 8 proc. wydarzeń odbyło się hybrydowo.
Jak co roku, największy udział w strukturze spotkań miały konferencje i kongresy, tj. 54 proc. (około 1 tys.), jednak nie był on tak dominujący, jak w poprzednich latach (67 proc. w 2019 roku). Również tradycyjnie przeważały wydarzenia o charakterze krajowym (73,2 proc.).
Rozkład spotkań w Krakowie w ciągu 2020 roku był determinowany sytuacją pandemiczną na świecie i w Polsce, dlatego nie wykazywał typowych dla branży cech sezonowości. Najwięcej spotkań odbyło się w styczniu i lutym oraz we wrześniu. Mniejsza liczba odnotowanych spotkań w ubiegłym roku skutkowała mniejszą liczbą uczestników. Na przestrzeni roku rozkład liczby osób również był determinowany panującymi obostrzeniami. Co interesujące, najwięcej uczestników odnotowano w spotkaniach organizowanych w Krakowie w grudniu i byli to uczestnicy spotkań wirtualnych. Wydarzenia biznesowe organizowane w ub. roku w mieście trwały średnio 1,94 dnia.
Analiza zleceniodawców spotkań i wydarzeń w Krakowie w 2020 roku dowiodła kluczowej roli przedsiębiorstw (59 proc. wszystkich zorganizowanych imprez) – była to kontynuacja trendu z wcześniejszych lat. Pozostałe spotkania były prawie w równej części zamawiane przez stowarzyszenia, organizacje non profit oraz organizacje rządowe i publiczne. Co ciekawe, 55 proc. imprez zleconych przez przedsiębiorstwa to wydarzenia stacjonarne. Pozostałe dwie grupy zleceniodawców zamawiały przede wszystkim spotkania wirtualne.
Ujęcie branżowe wskazuje, że największą liczbę grupowych spotkań biznesowych w 2020 roku generowała w mieście branża handlowo-usługowa, co było zgodne z tendencjami z poprzednich lat, tyle że liczba imprez była prawie pięciokrotnie niższa niż w roku wcześniejszym. W zamówieniach tej branży, podobnie jak w humanistycznej i ekonomiczno-politycznej, dominowały spotkania wirtualne. Jeśli chodzi o miejsca spotkań, to w 2020 roku grupowe imprezy biznesowe były znacznie bardziej równomiernie rozłożone niż w poprzednich latach, z nieznaczną tylko dominacją spotkań organizowanych w hotelach. W hotelach przeprowadzono najwięcej wydarzeń stacjonarnych.
Infrastruktura miasta w poprzednim roku nie uległa zmianom, jednak funkcjonowała w ograniczonym zakresie. – Należy podkreślić dużą elastyczność i zdolność adaptacji branży, która dostosowywała się do nowych realiów. Również należy zwrócić uwagę na działania podejmowane przez Kraków Convention Bureau, tj. przyjęcie strategii komunikacji, której narracja oparta jest o mocne strony i zasoby miasta, takie jak branża IT, medycyna, energia zrównoważona, uczelnie krakowskie, osiągnięcia lokalnych naukowców, profesorów, lekarzy oraz ponadczasowe dziedzictwo i kulturę. Podkreślane są atuty miasta, które w mniejszym stopniu ucierpiały przez COVID-19, stanowią swoisty genius loci miasta – oceniają krakowscy urzędnicy.
Głównym celem komunikacji Convention Bureau jest budowanie obrazu miasta jako The Host City, gotowego, by organizować międzynarodowe kongresy, a także pokazanie, że w Krakowie na organizatora czeka merytoryczny partner oraz profesjonalne zaplecze. Stolica stara się kreować jako miasto nowoczesne, z zapleczem technicznym i technologicznym, które patrzy w przyszłość, zna swoje walory i czerpie z wielowiekowego dziedzictwa.
Promocja działań realizowana jest poprzez dostępne media społecznościowe Kraków Convention Bureau, tj. Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, a także stronę internetową convention.krakow.pl oraz newsletter.
Drugim ważnym dokumentem, który powstał w 2020 roku w Wydziale ds. Turystyki Urzędu Miasta Krakowa, jest „Polityka zrównoważonej turystyki Krakowa na lata 2021-2028”.
Kolejną miejską inicjatywą było opracowywanie od 2020 roku Protokołu Kraków Network w ramach prac grupy Kraków Network, której liderem jest Krakowskie Biuro Festiwalowe. Dokument ma wskazywać kierunki i działania, które pomogą wyjść z impasu gospodarczego.
Raport na temat rynku spotkań w Krakowie w 2020 roku na zlecenie Kraków Convention Bureau przygotowała Fundacja Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie.
