Choć rynek biurowy reaguje na zmiany sytuacji gospodarczej z opóźnieniem, widać oznaki spowolnienia. Wskaźnik pustostanów w Warszawie jest najwyższy od 2 lat, rośnie procent renegocjacji w łącznym wolumenie zawieranych umów. Kolejnym efektem kryzysu jest rosnąca oferta podnajmów. Czy to korzystna opcja dla firm szukających powierzchni biurowej?
Obraz warszawskiego rynku, który w ostatnich latach doświadczał luki podażowej, istotnie się zmienił. Łączny popyt w 2020 r. sięgnął 602 tys. m² i był o 31 proc. niższy niż w 2019 r. Zestawiając te dane z nową podażą, która na koniec roku wyniosła 314 tys. m², wniosek nasuwa się sam – biorąc pod uwagę aktualny wskaźnik pustostanów (9,9 proc.), powierzchni biurowej w Warszawie jest pod dostatkiem. Zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że w 2021 r. deweloperzy dostarczą na rynek kolejne niemal 395 tys. m² – będzie to wartość rekordowa, porównywalna z najlepszym dotąd 2016 r.
Więcej renegocjacji i nowe możliwości
Zdaniem ekspertów, obecnie konkurencją dla projektów na rynku pierwotnym są właściciele starszych budynków, którzy walczą o zatrzymanie swoich najemców w dotychczasowych lokalizacjach. Trend ten potwierdza rosnący wskaźnik renegocjacji, który w 2020 r. wyniósł aż 37 proc. (220 tys. m²). Wynika to z ostrożności najemców, którzy wobec dużej niepewności i zmieniającej się sytuacji rynkowej wolą przeczekać trudny okres i odłożyć decyzje relokacyjne na później. Właścicielom budynków zależy na zatrzymaniu najemców w niestabilnym okresie, są więc skłonni do ustępstw w negocjacjach i akceptowania umów krótkoterminowych. Firmy obecnie oczekują elastycznych rozwiązań, umożliwiających im szybką adaptację do dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego – dlatego docelowo można spodziewać się umacniania pozycji rynkowej operatorów powierzchni coworkingowych. Nowym trendem jest również wzrost liczby ofert podnajmu powierzchni.
Kto podnajmuje i dlaczego?
Podnajem to rozwiązanie, które umożliwia firmom optymalizację kosztów w okresie kryzysu. Są one związane z właścicielami budynków długoterminowymi umowami najmu i mają obowiązek finansowania czynszu w całym okresie zawartej umowy. Choć część wynajmujących idzie tu na pewne ustępstwa, najemcy – co do zasady – zobowiązani są do realizacji zawartych umów w ich pierwotnej treści. Większość z kontraktów umożliwia jednak skorzystanie z opcji podnajmu bądź cesji całości lub części zajmowanej powierzchni innemu podmiotowi – najemca powierzchni może uwolnić się od części kosztów, a klient korzystający z podnajmu pozyskuje atrakcyjną powierzchnię w dobrej cenie. Jednak nie zawsze tak jest.
Korzyści…
Podstawowym atutem podnajmu jest możliwość pozyskania atrakcyjnej powierzchni w konkurencyjnej cenie. Dotyczy to również adresów, do których do niedawna ustawiały się kolejki najemców. Można znaleźć oferty podnajmu powierzchni w dobrej dzielnicy (Centrum lub COB), w dobrze skomunikowanym budynku z dobrym dostępem do infrastruktury usługowej. Lokalizacje te mają często prestiżowy charakter i adres. Podnajem to również szansa dla małych firm, które do tej pory nie miały możliwości wynajęcia niewielkiej powierzchni (np. 200 m²) w takich lokalizacjach ze względu na politykę deweloperów. Eksperci rynkowi wyliczają, że korzystając z oferty podnajmu można teoretycznie oszczędzić nawet do 30 proc. stawki czynszu bazowego, jednak warto zdawać sobie sprawę, że w praktyce często warunki podnajmu są porównywalne z efektywnym poziomem kosztów ponoszonych przez najemców i trudno liczyć tu na duże bonifikaty. Choć wszystko zależy od konkretnego procesu negocjacyjnego, zawierając umowę podnajmu można zazwyczaj liczyć na elastyczność w kwestii okresu najmu – takie kontrakty bywają zawierane nawet na okres kilku miesięcy. Zaletą tej formuły jest również oszczędność czasu – po podpisaniu umowy można niemal z dnia na dzień zacząć działalność na nowej powierzchni, która jest już zaaranżowana i wyposażona.
…ale kosztem wielu wyrzeczeń
Z podnajmem wiąże się również wiele utrudnień, z których warto zdawać sobie sprawę. Jak wszystkie rzeczywiste lub pozorne okazje, również ta formuła zmusza korzystającego z niej do wielu kompromisów. Pierwszy dotyczy kosztów. – O ile można liczyć na rabat w stawce czynszu, trzeba zdawać sobie sprawę z konieczności poniesienia pełnych kosztów eksploatacyjnych. Są one wpisane do umowy najemcy z właścicielem budynku i nie podlegają negocjacjom, zazwyczaj stanowią ok. 25 proc. wszystkich nakładów finansowych. Zwłaszcza w przypadku prestiżowych adresów koszty te są znaczne i warto być tego świadomym – mówi Michał Kubicz, property broker w Nuvalu, firmie doradzającej klientom na rynku nieruchomości komercyjnych.
Kolejną kwestią jest dostosowanie powierzchni do koegzystencji na niej dwóch (lub więcej) niezależnych od siebie podmiotów. Podnajem wymusza jej podział i – przynajmniej częściową – rearanżację, by podmioty te mogły funkcjonować w miarę możliwości niezależnie od siebie. Skoro jednak decyzja o podnajmie wynika z konieczności optymalizacji kosztów ze strony najemcy, nie ma co liczyć, że będzie on skłonny zainwestować duże środki w readaptację biura, zwłaszcza w przypadku podnajmu niewielkiej powierzchni, której dostosowanie do wymogów podnajmującego może być skomplikowane. Trzeba się raczej spodziewać rozwiązań, które za najniższą możliwą cenę rozwiążą problem. To nie zawsze będzie satysfakcjonujące, zwłaszcza, jeżeli trzeba będzie dzielić część przestrzeni wspólnych, co może rodzić uzasadnione obawy dotyczące poufności czy bezpieczeństwa sanitarnego.
Kolejny aspekt to wystrój biura. – Firma korzystająca z podnajmu wchodzi na gotową powierzchnię, zaaranżowaną zgodnie z wytycznymi konkretnej marki, z jej kolorystyką, identyfikacją graficzną i koncepcją aranżacji. Trzeba mieć wiele szczęścia, by trafić na wystrój, który odpowiada nowemu najemcy. Gruntowna rearanżacja zazwyczaj nie wchodzi w takim przypadku w grę – nie ma ekonomicznego uzasadnienia – wyjaśnia Michał Kubicz.
Kolejnym aspektem, który może generować problemy, jest tymczasowość takiego rozwiązania. Gdy minie kryzys, bazowy najemca może wrócić do planów odbudowy potencjału swojej organizacji czy ekspansji. To istotny aspekt zwłaszcza w kontekście wyników badań dotyczących pracy zdalnej. Według analizy Gensler Research Institute aż 70 proc. pracowników deklaruje chęć powrotu do biur i pracodawcy będą potrzebowali dla nich metrów kwadratowych. Wszystko jest kwestią konkretnych zapisów umowy podnajmu, jednak perspektywa ta może mieć negatywny wpływ na długoterminowe plany pozostania w wybranej lokalizacji. Warto również pamiętać, że podnajemca jest ograniczony okresem umowy najmu bazowego najemcy. O ile nie porozumie się zawczasu z właścicielem budynku, będzie musiał opuścić go wraz z najemcą. Istotnym problemem jest również uzależnienie podnajmującego od kondycji najemcy. Jeżeli ten nie będzie wywiązywał się ze swoich zobowiązań względem właściciela budynku, konsekwencje dotkną również podnajemcę. I wreszcie ostatnia, nie mniej ważna kwestia: podnajemca jest skazany na pełną i bezwarunkową akceptację warunków wynegocjowanych przez bazowego najemcę powierzchni, choćby w kontekście jej zużycia czy pokrycia kosztów ewentualnych uszkodzeń.
Sytuacja rynkowa
Jak wylicza Nuvalu, na koniec 2020 r. podnajem stanowił ok. 2 proc. łącznej podaży w Warszawie. Wartość ta może nie wydawać się wysoka, jednak w przeliczeniu to 130 tys. m², co robi już większe wrażenie. Zwłaszcza, gdy zestawi się ją z łącznym wolumenem powierzchni niewynajętej w stolicy (713 tys. m² koniec 2020 r. wraz z podnajmem). W tym ujęciu powierzchnia oferowana na zasadach podnajmu to już 18 proc. dostępnych zasobów. A to dopiero początek. W związku z ciągłymi obostrzeniami eksperci spodziewają się dalszego wzrostu liczby takich ofert. Niespełna 60 proc. propozycji podnajmu zlokalizowanych jest w najbardziej pożądanych dzielnicach miasta, czyli w Centrum oraz w Centralnym Obszarze Biznesu. Przeważają oferty dotyczące powierzchni przekraczającej 1 tys. m². Najwięcej ofert (niespełna 50 proc.) pochodzi od firm z branży bankowej i finansowej oraz ubezpieczeniowej.
Sprawdzić wszystkie opcje
Wobec mnogości dostępnych ofert – rynku pierwotnego i wtórnego, podnajmu i elastycznych powierzchni biurowych – kluczowa jest profesjonalna analiza potrzeb i aktualnej sytuacji rynkowej. – Zaczynając pracę z klientem musimy przede wszystkim dowiedzieć się, czego realnie potrzebuje. Wnikamy w indywidualną specyfikę każdego biznesu, rozmawiamy o planach rozwojowych. Dopiero po przeprowadzeniu takiej analizy jesteśmy w stanie zarekomendować klientowi optymalne rozwiązanie, bazujące na naszym doświadczeniu i znajomości oferty rynkowej – mówi Michał Kubicz.
Kolejny krok to precyzyjna analiza dostępnych ofert. Firmie spoza branży nieruchomości biurowych trudno wyłuskać wszelkie detale, które w rzeczywistości je różnicują. – Naszym celem jest sprowadzenie wszystkich proponowanych ofert do wspólnego mianownika. Wtedy możemy klarownie zaprezentować je klientom w odniesieniu do ich potrzeb i pokazać im, które są dla nich najbardziej korzystne, które generują realne oszczędności. I dlaczego – wyjaśnia Kubicz. – Podnajmy to opcja, którą warto brać pod uwagę, jednak pod warunkiem sprawdzenia innych możliwości. Czasem może okazać się, że korzystniejszym rozwiązaniem dla klienta jest coworking albo wynajem powierzchni biurowej na rynku pierwotnym lub wtórnym. Wszystko zależy od priorytetów – inne ma firma pracująca w trybie projektowym, której zależy na elastyczności i możliwości szybkiej zmiany zajmowanej powierzchni, a inne organizacja, która funkcjonuje w perspektywie długoterminowej i chce zbudować stabilne środowisko pracy dla swojego zespołu na lata. Wszystkie te aspekty definiowane są na etapie sprawdzania realnych potrzeb organizacji – dodaje.
Każda nowa oferta wzbogaca rynek nieruchomości biurowych. Tak było choćby z powierzchniami elastycznymi oraz biurami serwisowanymi. Podnajmy tworzą nowe możliwości. Dzięki tej ofercie z profesjonalnych nieruchomości biurowych mogą zacząć korzystać firmy, które dotąd nie były uczestnikami rynku biurowego, m.in. z powodu wysokich kosztów. Jak przypomina agencja doradcza, najważniejszą kwestią jest jednak rzetelne przygotowanie się do procesu najmu takiej powierzchni, by być w pełni świadomym zarówno korzyści, jak i koniecznych kompromisów.
